タスク管理データベースのワークスペースお引越し(1) : hkob の雑記録 (139)

Notion 雑記録 Notion Notion AI

はじめに

hkob の雑記録の第139回目からは、ワークスペースのプラン変更によるタスクデータベースのお引越しを記録していきます。移行は一気に実施しますが、長くなってしまうので細かく連載の形で進めていきます。

ワークスペースのプラン変更

これまで以下の 3 つのアカウントを使っていました。

  1. 職場のメールアドレス (学割プラスプラン)
    1. 授業のページ
    2. タスクデータベース
    3. 趣味の公開ページ
  2. 職場の Notion 管理者のメールアドレス (ビジネスプラン)
    1. 教職員を全員ゲスト招待
    2. 学生生活ハンドブック
    3. 認証評価タスク管理
    4. 教職員用ポータル
    5. 学生用ポータル
  3. 個人の Gmail (アンバサダープラスプラン)
    1. Notion Mail のテストのためだけに作成したアカウント
    2. 未使用

今回、Notion AI がビジネスプラン以上となり、アンバサダーに用意されたアカウントもビジネスプランにアップグレードされることになりました。これによって 3 のアカウントがビジネスプランになります。こうなると Notion AI がなくてうまく活用できていなかった Notion Mail も一気に使い勝手が上がります。今後、AI Meeting Notes もビジネスプラン以上でしか使えなくなるので、タスクデータベースは 3 に移行したいと思います。それ以外のコンテンツはこれまで通り、職場の方に残すものの、メインアカウントは 3 にします。また、こちらは誰とも共有しないこととし、アンバサダーの様々なアルファ・ベータテストは全てこのアカウントで実施することにします。

タスクデータベースの設計

基本的には今のタスクデータベースをほぼそのまま移行する予定です。複製してもいいのですが、せっかくなら綺麗な状態で作り直したいと思いました。今のところ、ほとんど Projects は有効に使えていないので、今回は削除する予定です。また私の使い方ではサブタスクもあまり有効利用できていないので、こちらも削除します。これらを踏まえて一つずつデータベースを設計してみます。

map データベースの作成

最初は map データベースです。これは全ての Sprints と Tasks がリンクされる特殊なページです。

map データベース

ひとまずデータベースだけ作成しました。

作成した map データベース

Tasks データベースの作成

Tasks データベースはプロパティが多いので、手で作るのは大変です。そこで、Tasks のページで Notion AI に以下のお願いをしました。

このページの元となっているデータベースを別のワークスペースに移行したいと思います。このため、このデータベースと同じものを作成するための、データベース作成のプロンプト文を作成してください。特にプロパティ名はそのまま移行したいです。

結果は以下のようになりました。

データベース作成のプロンプト

以下のプロパティを持つデータベースを作成してください：

  • タイトルプロパティ名: Task name (テキスト型)
  • Next Step (チェックボックス型)
  • Status (ステータス型) - オプション値に「Not Started」を含む
  • Summary (テキスト型)
  • Start date (日付型)
  • Assignee (ユーザー型)
  • Sprint (リレーション型) - 別のデータベースと連携
  • Project (リレーション型) - 別のデータベースと連携
  • link (URL型)
  • blocking (リレーション型 - 同一データベースと連携)
  • Parent-task (リレーション型 - 同一データベースと連携)
  • Sub-tasks (リレーション型 - 同一データベースと連携)
  • blocked by (リレーション型 - 同一データベースと連携)
  • map (リレーション型 - 別のデータベースと連携)
  • updateDate (テキスト型)
  • webhook test (チェックボックス型)

注意点：

  • リレーション型のプロパティは、対応するデータベースを先に作成しておく必要があります
  • 自己参照のリレーション（blocking, Parent-task, Sub-tasks, blocked by）は、データベース作成後に設定してください

リレーション関係を外して、以下のような問い合わせをすることにします。

データベース作成のプロンプト

以下のプロパティを持つ Tasks データベースを作成してください：

  • タイトルプロパティ名: Task name (テキスト型)
  • Next Step (チェックボックス型)
  • Status (ステータス型) - オプション値に「Not Started」を含む
  • Summary (テキスト型)
  • Start date (日付型)
  • Assignee (ユーザー型)
  • link (URL型)
  • map (リレーション型 - 別のデータベースと連携)
  • updateDate (テキスト型)

これを /database フルページで作成します。

Notion AI によるデータベース生成

AI がカスタマイズして、以下のようにテーブルが作成されました。

プロパティ候補

ビューも候補が作成されましたが、Board view は使わないので、消しました。

ビュー候補

作成された Tasks はこちらです。

作成された Tasks データベース

おわりに

長くなったので、とりあえず初日分はここまでにしておきます。

hkob.notion.site