はじめに

Notion Tips の第82回目はチェックボックスを使ったタスク開始・終了のデータベースオートメーションの作成方法です。私が Alfred 経由で毎日利用し続けているものです。チェックをオンオフするだけなので非常に簡単ですので、是非試してみてください。

オートメーションの概要

ここでは実際に私が使っているタスクデータベースのスプリントボードです。Thursday プロジェクトの下にタスクが並んでいます。タイムラインビューは二つの開始時刻と終了時刻の二つのプロパティで描画しています。

ここで一番左の「Next Step」というチェックボックスは、今回のオートメーションのトリガです。このチェックボックスにチェックが入った時と、チェックが外れた時のそれぞれの時にオートメーションが動作するように設定しています。

「Start start time」オートメーション

オートメーションはビューごとに設定できます。今回のオートメーションはこのタイムラインビューに仕込んであります。ビューのオートメーションが2つ設定されていることがわかります。

オートメーションをクリックすると以下のように二つのオートメーションが設定されていることがわかります。

Set start time をクリックすると中身が表示されます。Status が To Do の状態で Next Step がチェックありに設定された時、以下の3つのプロパティが変更されます。

Start date を「今」に設定
Finish date をクリア
Status を「In progress」に設定

先日のデータベースオートメーションのアップデートで、複数の条件が同時に満足した時というトリガが設定できるようになりました。これが設定できるようになる前は「Next Step」のチェックボックスのクリックのみがトリガになっていました。このため、一度 Done になってしまったタスクのチェックボックスを間違えてクリックしてしまうと、再度タスクが開始されてしまい、せっかく登録した時刻が消えてしまいました。今回、Status の条件も追加できるようになったため、Done になったタスクに対してチェックをしても時刻がリセットされることがなくなりました。嬉しい改善です。

「Set end time 」オートメーション

Set end time をクリックすると同様に中身が表示されます。こちらは Status が In Progress の状態で Next Step がチェックなしに設定された時、以下の2つのプロパティが変更されます。

Finish date を「今」に設定
Status を「Done」に設定

こちらも、チェックボックスのみのトリガだった場合には、間違えて設定されてしまったチェックボックスを消すと終了時刻が設定されてしまいました。これを回避するために、Status が In Progress の場合という条件が追加しています。

おわりに

今回は、私が利用しているタスク開始・終了をチェックボックス一つで設定可能とするデータベースオートメーションを開設しました。データベースオートメーションのアップデートにより、複数の条件でのトリガができるようになりました。これにより状態とトリガによる状態遷移も表現できるようになっています。便利になりましたね。