はじめに

hkob の雑記録の第40回目は、データベースオートメーションに時刻トリガが実装されたので、iOS オートメーションに頼っていた時刻トリガをやめて、Notion のみでタスク一覧メールを実装します。

従来のタスクメール送信

現在、毎朝 7:30 に今週の未完了タスクをメールで送信しています。これまで、時刻トリガはなかったので、iOS のオートメーションで、「Mail trigger」というデータベースにページを作成し、ページ作成のトリガでオートメーションを発動していました。この仕組みは昨年の12/17 に以下のブログで記事にしています。今回は、これを時刻のトリガで実現するように作り直してみます。

hkob.hatenablog.com

時刻トリガによる実装

時刻トリガで作り直すにあたり、ネックになるのはトリガページが存在しなくなることです。トリガページが存在しないと、Task データベース自体にアクセスすることができません。このため、ページを作る処理を iOS のオートメーションから時刻トリガにすることにします。

ただ、これだけでは面白くないので、仕組み自体も作り直してみます。これまで週末になるとほとんど中身のないメールが届くようになっていました。今回、今週のタスクだけでなく、来週のタスクまで表示されるように変更したいと思います。また、オートメーションの中でメールの文面を作成していましたが、ちゃんと動いているのかの確認が難しかったので、データベースのフォーミュラで文面を作成することにしました。

1. Mail テキストの Formula 化

今回、私の Task 管理の肝である Map データベースにメールテキストの中身を作成する Mail text 数式を作成しました。

数式は以下の通りです。Current と Next の Sprint のみを取り出し、それに連結されている Tasks から完了になっていない Task のみを抽出し、日付順に並べた後で、メールテキストを作成します。これだと、上に示したように実際に送られる予定のメールテキストが表示されるので、数式の間違いがその場で確認できます。

lets(
    sprints, prop("Sprints").filter(["Current", "Next"].includes(current.prop("Sprint status"))),
    tasks, sprints.map(current.prop("Tasks")).flat().filter(current.prop("Status") != "Done").sort(current.prop("Start date")),
    tasks.map(
        [
            current.prop("Start date").formatDate("YYYY-MM-DD H:mm"),
            current.prop("Task name").link("notion://notion.so" + (current.id()))
        ].join(" ")
    ).join("\n")
)