背景
教員という仕事は授業やってるだけでなく、様々な校務分掌に関する仕事があります。また、その合間に研究もしなければならず、時間管理もなかなか難しいところです。やらなければならないことを、ToDo としてまとめているのですが、その管理はいつになっても課題です。私もいろいろなツールを行ったりきたりしているのですが、なかなか決められずにいます。また、常に Mac とともにあるわけではないので、iOS 機器との連携が非常に重要な点になります。ここでは、これまで使ってきたツールを紹介し、それぞれの利点・欠点を紹介します。
OmniFocus
GTD といえばこのツールと言われるほど、GTD に特化した使いやすいソフトです。iPad 版、iPhone 版もあります。現在は iPhone 版のみが 2 になり、iPad および Mac は一つ前のバージョンの 1 になっています。Mac 版は 2.0 ベータ版が一部ユーザに配布され、私もテスト中でしたが、Mavericks との不具合が解消されていないとのことで、1 系列に戻るように連絡が来ていました。
OmniFocus は、プロジェクトとコンテキストという二つの軸で管理するもので、今やらなければならないタスクのみに Focus させることができる非常に便利なツールです。週一でレビューをしてスケジュールの見直しをすることで、常にやらなければいけないことを整理します。期限が付けられたイベントはカレンダーに表示されるので、時間的な視点からもスケジュール管理ができます。
非常に強力なツールなのですが、レビューをサボると期限を入れ忘れたりして、あっという間に使えない ToDo リストになります。OmniFocus を使うためには、頭に何も残さず全てを入力すること、レビューを欠かさないことが第一条件になります。私の場合は、どうしても前者が抜けやすくレビューをしても、そもそもイベントがあったことを忘れていたということになりがちです。
VooDo、Google カレンダーとメールの連携
管理課や各室からのイベント連絡は最近メールで届くことが多いです。せっかく誰かが電子化してくれた情報を無駄にするのはもったいないので、有効利用しようというのがこの方法です。
この方法で有効なのが、iOS の VooDo というアプリ(iPad 版・iPhone 版があります)を使う方法です。この記事を書いた翌日に VooDo 2 が出ました。かなり使いやすくなっています。内容は後日記事にします。このアプリは非常に単純なアプリで、ToDo を Google Calender のイベントとして登録するものです。このため、日付の決まった ToDo については、Google Calender を使ってタスクを確認することができます。VooDo 内では複数のタグで管理することが可能なので、プロジェクト用のタグ、コンテキスト用のタグをうまく使えば、OmniFocus のような管理も簡易的には可能になります。
ここで、VooDo がカレンダーイベントと同期していることから、カレンダーにイベントを作成すれば、VooDo の ToDo が自動的に入力されることになります。このカレンダーイベント入力にメールアプリを利用します。
Apple のメールアプリは、Mac 版、iPhone 版、iPad 版のどれでもメッセージ表示の際に日付に関する構文解析が行われています。これは、「11日」のように月まで書いてなくてもいいですし、日付と時間が離れていてもそれなりに認識します。認識した部分は iOS では、テキストリンクとして表示されます。Mac 版はわかりにくいですが、マウスカーソルを時間等の上に持って行くとリンクがフォーカスされて現れます。
このリンクからは、その日付のカレンダーを表示するだけでなく、カレンダーにイベントを作成することもできます。イベント作成時にはメールのタイトルがそのままイベント名になり、構文解析された日付・時間・場所が自動的に挿入されます。Mac 版のメールではオリジナルのメールへの逆リンクもメモ欄に挿入されるので、カレンダーイベントから、メール本文を逆引きすることもできます。このイベント取り込み時のカレンダーは自由に設定できるので、デフォルトカレンダーを Google Calender の VooDo に設定しておきます。この結果、メールから VooDo への登録が自動になります。
このように入力は簡単なのですが、日付に直結しないイベントは登録ができません。これについては適当な日付を設定するか別のツールに頼るしかありません。
現在の状況
OmniFocus はタスク管理が便利な反面、ずぼらな私は入力とレビューが抜けがちになります。そのため、現在は直近イベント、メールで連絡が来たイベントについては、VooDo での管理をするようになっています。ただし、日付ベースではないイベントについては OmniFocus や Redmine による管理を並行して使っている状態です。
