はじめに
hkob の雑記録の第112回目は、Notion mail の Views, groups, filters & properties です。ビューとカスタム プロパティを使用して、メールをわかりやすく整理しましょう。
ビュー
Notion のデータベースのリンクドビューのように、Notion Mail でも複数のビューを作成することができます。各ビューは、フィルター、グループ、プロパティの独自の組み合わせで構成されます。私の Notion Mail ではこんな感じで Gmail で設定していたラベル関係のものが自動的に設定されていました。
新しいビューを作成する場合には、一番下にある「+ New view」をクリックします。クリックすると以下のようなメニューが出ます。Describe your view では適当に説明を記述すると Notion AI を使って、いい感じにビューを作ってくれます。自分でやることがわかっている場合には、Configure manually で設定すればいいです。または誰かが作ってくれた template を参考にするのもいいでしょう。Suggested にはいくつかの候補が表示されます。個人名やドメインが出てきていたので、スクリーンショットには含めませんでした。よさそうなものがあればこれらを選択してもよさそうです。
Use template を選ぶと、こんな形でテンプレート一覧が表示されます。よさそうなものがあれば追加してみてください。
一方、ビューを削除するにはビューのところで、「Delete」をクリックすればいいです。ただし、Inbox だけは消すことができません。
ビューの設定を変更するには、ビューの右上のアイコンを利用します。ここから先、Group, Filter, Properties について順番に解説していきます。
グループ
上の Group をクリックし「Group by」の部分をクリックすると、グルーピングに利用する項目を変更することができます。Date, Starred, Important, Email or Domain, Property, Label, Unread でグルーピングすることができるようです。
フィルター
フィルタを利用すると、必要な情報に最も関連性の高いメールを絞り込むことができます。今、Social というビューに設定されているフィルタを見てみます。ここでは、Mailbox に存在している Social のメールをフィルタしています。最近だと X 関係のどうでもいいメールが入り込んでいるので、これで一括削除してしまってもいい感じです。グループ会話に加えた系のスパムだけ抽出するフィルタを作ってしまってもよさそうです。後で試してみます。
Unread, Read, Attachment などメールに関する情報で絞り込めるだけでなく、今回のような Social や Promotions, Forums, Updates などのような情報でも絞り込めるので便利ですね。
ラベル
Gmail のラベルは Notion Mail でも自動的に表示されます。Notion Mail で設定したラベルは Gmail 側でも表示されるようになります。ラベルを設定するには、メールにチェックを入れて、そこで表示される付箋のような場所をクリックするとラベルを設定できます。Notion のデータベースのプロパティ設定と同じような仕組みです。
実際にクリックしてみると、このようにラベル一覧が表示され、設定することが可能です。さらに、この右にある「Auto label similar」の部分を設定すると Notion AI により自動ラベルを設定することもできます。こちらについてはまた後日解説します。
ラベルの編集・削除を実施するには、Properties のメニューから Label を選んで実施します。以下のような画面になります。Notion のセレクタラベルの設定と同様ですね。
プロパティ
Notion Mail で一番大きい部分はここだと思います。個々のメールにプロパティを設定することができます。今回、締切として設定できる日付プロパティである「Deadline」、ステータスを設定できる「Status」を追加してみました。
メール一覧の画面にこれらのプロパティを表示することができます。ステータスや締切日が表示されていることがわかります。
個々のメール画面でもデータベースの Headings プロパティ表示と同じような形で表示されました。
ホバーアクション
メールにマウスオーバーした際に実行するアクションも設定できます。このホバーアクションはビューごとに設定できるそうです。それでは、先ほどの Social のホバーアクションを変更してみます。Edit view のところで、「Customize hover actions」を選んでみます。
選択すると以下のような画面になります。Social は非常にスパムメールが多いので、このビューだけ「スパムとしてマーク」メニューを追加で表示するようにしてみます。ここで、「Add hover action」をクリックします。
追加できる機能は以下のようになります。ここで、Mark as spam を追加してみます。
このビューだけ「Mark as spam」が追加されました。他のビューには影響はありませんでした。
おわりに
今日は、メールを探す手掛かりとなるビューについて解説しました。特にプロパティをメールに追加できる機能は他のメーラには絶対にない機能です。Gmail をメールで使っている人には是非使ってもらいたい機能です。私も Gmail を使っていれば、積極的に使いたいのですが。早く Outlook にも対応してく対応してくることを望みます。
