はじめに

hkob の雑記録の第351回目は、職場の東京都立産業技術高等専門学校の学生生活ハンドブックを Wiki page からデータベース管理ページに変更した件を解説します。本記事は2025年ユカスタマスの17日目(2023年ユカスタマスの748日目)の記事になります。

今年度の学生生活ハンドブックとその問題点

今年度の学生生活ハンドブックは印刷版との差異を減らすためと、年度末に急ぎで作成したこともあり、Wiki page で作成しました。当時としては妥当な判断だったと思います。

先日の会議において、来年度については Notion での公開のみということが確定しました。これにより、いよいよ教職員に直接 Notion の編集権限を渡して編集することになります。

ところで、この 1 年の間にデータベースは非常に大きなアップデートがあり、以下の機能が使えるようになっています。

ページレイアウトを自由に設定可能
Person プロパティに登録されたユーザに編集権限を付与可能

まだ Notion に不慣れな職員の方に仕事をお願いする手前、後者は非常に有効です。ところが、Wiki のデータベースには、この二つの機能が実装されていません。Wiki の使い勝手は非常に嬉しいのですが、編集権限をいちいちメニューから設定してもらうのは難しいです。プロパティであれば、セルのコピーで権限を複製できるというのも時短につながります。

Wiki の取り消しと管理データベースの作成

まず、最初に Wiki の設定を削除しました。メニューから「Wiki を元に戻す」とします。これにより単なるページに戻りました。

次にページの下部にページを登録するデータベースを追加しました。

データベースのプロパティは以下のように設定しました。次ページ・前ページは依存関係、親ページ、サブページはサブアイテムで作成したものです。

編集者に鍵マークが付いていますが、ページレベルのアクセスで「編集権限」を付与しているためです。私を含む管理者の何人かを除き、ほとんどのユーザには閲覧権限しか与えていません。しかし、編集者にユーザを登録するだけでそのユーザに編集権限を付与することができるわけです。プロパティであれば、Notion AI を使って値を変更することもできるので、CSV などを使って一括権限設定ができるのではと期待しています。

No. はいつも利用している通番の自動設定フォーミュラです。ページを並べた順に自動的に通番が設定されるものです。

数式もこちらに示しておきます。並び順が変わると自動的に No も書き変わります。

prop("親ページ").first().prop("サブページ").map(current.id()).findIndex(current == id())+1

もう一つボタンとして「前ページ自動設定」を用意しています。これは、節のサブページに対して、前ページを自動的にリレーション設定してくれるボタンです。ボタンを押したら、前ページのプロパティを自動的に検出して置換するものです。

置換するページの一覧は以下のように取得します。

数式は以下のようになります。親(parent)とそのサブページ(children)を取得し、children から自分の No よりも一つ小さいものを pre として取得します。ここで、No が 2 以上の場合には pre を使い、1 の場合には parent を返します。そもそも parent がない場合などの場合には、変数はすべて empty なので何も設定せずに終わります。Notion formula の嬉しいのは、途中で empty になってもエラーにならずに empty を返してくれるところですね。Objective-C と同じ考え方で懐かしく感じます。

lets(
    parent, context("このページ").prop("親ページ").first(),
    children, parent.prop("サブページ"),
    pre, children.filter(current.prop("No") == context("このページ").prop("No") - 1),
    pre.empty() ? [parent] : pre
)