はじめに

hkob の雑記録の第114回目は、昨日の記事にリンクされていた Notion ガイドにある「Organize your inbox with Notion AI’s auto labeling」を解説しようと思います。ラベル付けのみに限定したガイドですが、スクリーンショットなども掲載されていてわかりやすいかと思いました。

www.notion.com

Auto label の作成方法

このガイドでは、Notion AI がどのように Auto label で受信トレイを整理するのかが解説されています。

Auto label の場所

Notion AI で重要なメールに自動ラベルを付ける

Gmail ではラベルを使って類似のメールを素早くグループ化できます。Notion AI を使い、重要なラベルを学習することで、対応が必要なメールに迅速に対応できるようになります。

重要なメールを専用のビューに保存

手順は以下のようになります。まず、最初に Auto label ボタンをクリックします。その後、Notion AI にどのような種類のメールを整理したいかを伝えます。ここでは、採用担当がエンジニアリング部門に応募してきた応募者からのメールにフラグをつける場合を例にしています。この例では「Split from Inbox」としているので、ラベル付けされたものは Inbox には残らないようになっています。エンジニア採用の例

Save とした時に、応募者用のメールは専用のビューに移動していることがわかります。専用ビューに移動

ラベル付きメールを分類する3つのガイドライン

ガイドではどのような分類をするとよいかというガイドラインが紹介されています。

重要なものによって並び替える

重要な会話だけを抽出するようにして、それらを見逃さないようにします。この例では投資家の最新情報を投資家専用のビューに分けています。
返信するタイミングによって並べ替える

アクティブなチャットをメインの受信トレイに保存し、後で対応してもいいものを別のビューに保存します。
更新の種類別に並べ替える

緊急の期限を常に最前面に表示し、定期的な更新は専用のビューで表示します。
期限が定められたメールのみを抽出

ラベル付け後の5種類のグルーピング

Notion AI とは関係ない話ですが、グルーピングの紹介もされていました。とりあえずスクリーンショットや動画だけ掲載しておきます。

既読または未読でグループ化
優先度別にグループ化
メールまたはドメイン別にグループ化
ラベル別にグループ化
日付でグループ化

Notion AI をトレーニング

自動ラベルの初回設定時には Notion AI が一致すると思うものを自動的に候補に上げます。そこで最初に学習させられます。その後も一致するメールにチェックを入れ、合わないメールに線を引いて消すことで、さらに学習していきます。Notion AI の自動ラベルを使えば使うほど、メールの精度が高くなっていきます。